Organiser un festival est une tâche énorme et mérite réflexion approfondie. Il est important de bien s’y prendre à l’avance pour que la manifestation soit couronnée de succès.
Voici quelques étapes à suivre afin de programmer correctement un événement de cette ampleur :
Sommaire
Choisir un thème
Le premier pas pour organiser un festival est le choix d’un thème. Vous devez définir la raison principale pour laquelle vous organisez cet événement.
Si le but est de promouvoir un type de musique en particulier, alors votre festival devra être axé sur cette musique. Une fois que vous aurez décidé du thème principal, vous pourrez commencer à planifier le déroulement complet et la période la plus intéressante.
Donner un nom au festival
Un des éléments les plus importants dans l’organisation d’un festival est le nom que vous allez lui donner. Il doit refléter le thème et donner aux gens une idée de ce qui se passera au cours de la journée, du week-end ou des semaines à venir.
Assurez-vous que le nom ne soit pas trop long et difficile à retenir en vous inspirant des existants comme par exemple le Festival de Cannes, ou des Vieilles Charrues par exemple. Si possible, essayez de trouver un titre accrocheur et original afin qu’il reste gravé dans l’esprit des gens.
Trouver un lieu adapté
La recherche d’un lieu approprié est primordiale. Cela dépendra du genre de festival que vous voulez créer. Les grands événements nécessitent généralement des lieux suffisamment grands pour accueillir des milliers de personnes en toute sécurité.
D’autres peuvent être organisés dans des parcs publics ou sur des terrains privés. Vous devez également considérer les conditions climatiques prévues et vérifier si le lieu dispose des infrastructures adéquates.
Planifier l’événement
Une fois que vous avez le thème, le lieu et le nom, il est temps de passer à la planification. Commencez par créer un calendrier et déterminez les dates exactes de l’événement. Établissez ensuite une liste des activités à inclure : conférences, ateliers, spectacles, concerts de musique, etc.
Notez également ce dont vous aurez besoin pour chaque activité. Vous devrez peut-être faire appel à des professionnels pour certains aspects, tels que la sécurité ou le son, mais pensez aussi à générer de l’engouement auprès de bénévoles qui seront tentés de participer gracieusement à votre idée.
Communication
Une fois que les détails du festival ont été mis en place, il est temps de communiquer l’information sur l’événement.
De nos jours, le marketing numérique est la meilleure façon de le faire. Utilisez les principaux médias sociaux pour promouvoir votre manifestation et assurez-vous d’inclure les hashtags appropriés.
Vous pouvez également créer des affiches et des flyers que vous distribuerez dans des endroits fréquentés. Ne négligez pas non plus les relations publiques et les médias traditionnels. Contactez les journalistes et offrez des interviews exclusives.
Contrats et assurances
L’obtention des contrats et des assurances est importante pour garantir le bon déroulement de l’événement. En règle générale, obtenir des contrats pour les vendeurs, les artistes, les traiteurs, etc. est essentiel.
Assurez-vous également que vous et le participants êtes couverts par des assurances contre les blessures et autres problèmes pouvant intervenir sur place. Ces mesures garantissent que tout se déroulera sans incident.
Gestion des opérations
Il est important de surveiller attentivement le festival une fois qu’il est en cours. Vous devrez peut-être embaucher du personnel supplémentaire pour s’occuper des détails opérationnels.
Fournissez des informations claires et précises à tous les participants, bénévoles et employés et veillez à ce que chacun sache ce qu’il doit faire. Vous devrez également organiser des points de contrôle sur le terrain, de sorte que vous puissiez identifier rapidement les problèmes et y remédier immédiatement.
Bilan
Enfin, une fois le festival terminé, il est important de dresser un bilan. Faites des entretiens individuels avec les participants pour connaître leurs impressions. Demandez aux employés leur avis sur la façon dont les choses se sont déroulées.
Récoltez tous les commentaires possibles et notez-les. Une fois que vous aurez analysé toutes les informations, vous pourrez prendre les décisions nécessaires pour améliorer le processus pour les festivals à venir.
Organiser un festival est un grand défi. Mais si vous suivez les étapes ci-dessus de près, vous pourrez créer un événement qui satisfera tous les participants. Le plus important est de trouver un thème, un nom, un lieu et une communication efficace, puis de bien gérer les opérations et de tirer des conclusions une fois le festival terminé.
